Ficha de Projeto
UDE — Upgrade Digital Empresarial
Automação e integração inteligente de processos industriais, com Inteligência Artificial aplicada à gestão da JorgeBloco — cofinanciado pelo Plano de Recuperação e Resiliência através do Governo dos Açores.
Dados do Projeto
| Designação do projeto | Inteligência Artificial & Integração de Sistemas |
|---|---|
| Código do projeto | 4947 |
| Aviso | UDE 03/C16-i05-RAA/2024 — «UDE – Upgrade Digital Empresarial» |
| Entidade promotora | JorgeBloco – Fábrica de Blocos de São Jorge, Lda |
| Investimento total | 20 459,99 € |
| Financiamento PRR | 20 000,00 € |
No âmbito do Aviso UDE 03/C16-i05-RAA/2024 – «UDE – Upgrade Digital Empresarial», a JorgeBloco implementou um projeto avançado de Inteligência Artificial aplicada à gestão, com o objetivo de acelerar a transformação digital da empresa através da automatização de processos, da redução de erros operacionais e da melhoria da eficiência organizacional.
A empresa encontrava-se num processo de modernização digital, com o sistema de faturação e gestão Eticadata ERP, o Trello como plataforma de gestão de tarefas, e uma comunicação interna predominantemente manual entre produção, armazém e administração — um cenário que gerava duplicação de tarefas, falhas de comunicação e perda de tempo em operações que podiam ser automatizadas.
A solução implementada contribui para a modernização tecnológica da empresa, promovendo uma gestão mais eficiente, uma maior capacidade de resposta às necessidades dos clientes e uma melhoria contínua da produtividade e da competitividade empresarial, em alinhamento com os objetivos definidos no Aviso «UDE – Upgrade Digital Empresarial».
Três Pilares de Atuação
O projeto desenvolvido pela Smartize para a JorgeBloco assenta em três pilares complementares, com o objetivo de eliminar redundâncias, aumentar a visibilidade dos processos e disponibilizar informação em tempo real à gestão.
Integração de Sistemas
Ligação direta entre o ERP Eticadata e o Trello, permitindo sincronização automática de dados operacionais e financeiros entre os dois ambientes de gestão.
Fluxos Automatizados
Automação dos processos reais da fábrica — encomendas, produção, cobrança e alertas de stock — eliminando tarefas manuais repetitivas e reduzindo o erro operacional.
Assistente de IA
Agente de Inteligência Artificial interno, com acesso seguro ao ERP e ao Trello, capaz de responder a perguntas em linguagem natural sobre produção, stock e faturação.
ERP Eticadata ↔ Trello
Foi criada uma ponte de comunicação (API) entre o sistema de gestão Eticadata e o Trello, com evolução prevista para o CRM Smartize Bigin numa segunda fase.
Sincronização de encomendas
Cada nova encomenda registada no ERP gera automaticamente uma tarefa no Trello, com os dados do cliente, quantidade, prazos e estado da operação.
Atualização automática de stock
Quando a produção é concluída e o estado é atualizado no Trello, o stock correspondente é atualizado automaticamente no ERP, sem necessidade de duplo registo manual.
Cobrança e alertas comerciais
Ao emitir uma fatura no ERP, é criada automaticamente uma tarefa de cobrança no Trello, com alerta direcionado ao comercial responsável pelo cliente.
Relatórios entre plataformas
Geração automática de relatórios cruzados entre os dois sistemas — quantidade produzida, entregas pendentes e faturação total — sem necessidade de compilação manual.
Fluxos Automatizados Implementados
Cinco fluxos de automação foram desenhados para replicar, em tempo real, as operações diárias da fábrica — da encomenda à cobrança.
Fluxo de encomendas
Nova encomenda registada → o armazém é notificado automaticamente → criação de tarefa "Nova Encomenda" no Trello → alerta interno enviado à equipa de armazém e produção.
Fluxo de produção
Tarefa marcada como "Em Produção" → reserva automática de matérias-primas no ERP → conclusão da tarefa → atualização do stock de produto final → notificação à equipa administrativa para emissão de fatura.
Fluxo de cobrança
Fatura emitida → registo automático da data de vencimento → criação de tarefa de acompanhamento → em caso de incumprimento, alerta automático ao gestor e ao cliente.
Fluxo de alertas de stock
Material (cimento, brita, paletes) atinge nível mínimo → geração automática de alerta de stock baixo → criação de tarefa de compra associada ao fornecedor → notificação ao gestor via Assistente de IA e por email.
Relatórios automáticos
Relatórios diários e semanais de vendas, produção total, stock atual e faturas vencidas, enviados automaticamente por email ao gestor ou consultáveis através do assistente de IA interno.
Assistente Smartize JorgeBloco
Um consultor digital integrado na operação
O Agente de IA funciona como um consultor interno inteligente, integrado na infraestrutura digital da empresa, com acesso seguro às bases de dados do ERP e do Trello. Responde a perguntas em linguagem natural, gera relatórios sob pedido e alerta proativamente a gestão sobre situações críticas.
Fontes de dados do Assistente:
Segurança e RGPD
Todo o sistema respeita as normas do Regulamento Geral de Proteção de Dados.
Servidores na UE
Alojamento de dados localizado na União Europeia, em conformidade regulatória plena.
Encriptação de dados
Criptografia de dados em trânsito e em repouso em todas as integrações.
Controlo de acessos
Permissões por perfil — Administração, Produção, Armazém e Financeiro.
Logs de auditoria
Registo de atividade para auditoria interna e rastreabilidade de operações.
Etapas de Implementação
Diagnóstico técnico
Mapeamento de todos os fluxos operacionais e pontos de integração da fábrica.
Arquitetura do sistema
Desenho da arquitetura de automação e definição dos fluxos de dados entre plataformas.
Desenvolvimento — fase 1
Construção das integrações base entre ERP e Trello, e das automações operacionais principais.
Implementação do Assistente de IA
Configuração e ligação do Agente de IA às fontes de dados internas da empresa.
Testes e formação
Validação dos fluxos em ambiente real e formação da equipa JorgeBloco na utilização do sistema.
Manutenção e suporte
Acompanhamento contínuo, manutenção evolutiva e suporte técnico ao sistema implementado.
Benefícios Alcançados
Redução de tarefas repetitivas e erros manuais
Comunicação automática entre setores
Acesso instantâneo a informação crítica
Relatórios e alertas diários sem intervenção manual
Melhor controlo de produção, stock e faturação
Cultura de dados e decisão orientada por informação
Documentos do Projeto
Ficha de Projeto
Documento oficial com a identificação, objetivos, investimento e financiamento aprovado no âmbito do Aviso UDE.
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Registo do investimento em comunicação digital e presença online, com a apresentação visual do projeto.
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